Was würden Sie tun, um vier zusätzliche Tage im Jahr zu haben?

Mein heutiger Artikel fokussiert sich auf das Thema «Persönliche Arbeitsproduktivität». Ein m.E. bedeutendes Thema, das uns alle betrifft und mir persönlich seit Beginn meiner beruflichen Laufbahn sehr wichtig ist.

Warum? In meinem ersten Job musste ich schnell erkennen, dass mein Studium mich nicht gut auf das Berufsleben vorbereitet hatte. Unter anderem war meine Arbeitsproduktivität ungenügend. Trotz meiner grossen Motivation und all meiner Bemühungen war zu Beginn meiner Karriere das Aufwand-Ertragsverhältnis nicht zufriedenstellen. Um mir überhaupt eine Chance auf eine vernünftige Karriere zu geben, musste ich dringend etwas unternehmen.

So begann ich früh damit mich mit dem Thema Produktivität auseinanderzusetzen. Ich entwickelte ein grosses Interesse an neuen Methoden und Werkzeugen, die mir im Laufe der Jahre halfen, meine eigene Produktivität nachhaltig zu steigern. Von «Zero to Hero», könnte man sagen – natürlich immer im Rahmen meiner Möglichkeiten.

Was ist persönliche Arbeitsproduktivität?

Produktivität ist definiert als das Verhältnis zwischen Output und Input (P = O / I). Folglich ist die persönliche Arbeitsproduktivität das Verhältnis zwischen dem Resultat seiner Arbeit und dem Aufwand, den man hatte, um das Ergebnis zu erreichen.

Das bedeutet konkrete, dass Produktivität nur auf zwei Arten verbessern können: Entweder minimieren Sie Ihren Input (z.B. die Zeit, die Sie mit dem Lesen von E-Mails verbringen) und/oder Sie steigern Ihren Output (z.B. durch das Erreichen von besseren Ergebnissen).

Warum ist persönliche Arbeitsproduktivität für uns alle so wichtig?

Höhere Produktivität bedeutet also gemäss der obigen Definition, dass Sie entweder Ihre Ergebnisse verbessert oder diese in weniger Zeit erreicht haben. Das sind natürlich zwei wichtige Nutzen. Denn bessere Ergebnisse bedeutet in den meisten Fällen auch mehr Erfolg für Sie. Und die eingesparte Zeit ermöglicht es Ihnen entweder noch mehr Dinge zu erledigen. Oder Sie haben dadurch mehr Zeit für Dinge, die Ihnen nebst der Arbeit auch wichtig sind.

Oder anders ausgedrückt: Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Produktivität zu steigern, erhöhen Sie dadurch nicht nur Ihre Chance auf mehr Erfolg, sondern Sie werden auch glücklicher.

Aber nicht nur Sie profitieren persönlich, sondern auch alles wofür Sie sich engagieren. Z.B. eine Firma, für die Sie arbeiten. So besteht eine echte Win-Win-Situation für Mitarbeitende und Unternehmen. Folgerichtig sollten Unternehmen wie Individuen beide konsequent nach mehr Produktivität streben und sich gegenseitig unterstützen.

Das Dilemma unserer modernen (Arbeits)-welt

Eine grossangelegte Studie der AKAD-Universität Stuttgart aus dem Jahr 2018 zeigt ein düsteres Bild:

  • 84% der 1200 der befragten Mitarbeitenden sagen, dass sie noch nie soviel gearbeitet hätten und dass sie trotzdem nicht alles erreichen, was sie sollten.
  • Mehr als 50% fühlen sich durch die permanente Erreichbarkeit z.B. per E-Mail oder Telefon, belastet. Sie beschweren sich, dass sie zu abgelenkt sind, um qualitativ hochwertige Arbeit leisten zu können.
  • Arbeits- und Privatleben verschmelzen immer mehr. So geben z.B. 2/3 der Umfrageteilnehmer an, dass sie E-Mails auch ausserhalb der Bürozeiten beantworten.
  • Die durchschnittlichen Überstunden pro Woche sind von 5,8 Stunden im Jahr 2013 auf 7,5 Stunden 2018 gestiegen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das moderne Arbeitsleben sehr anstrengend und fordernd ist. Das grundlegende Dilemma ist, dass wir ständig durch die heutigen Arbeitsbedingungen und die neuen Kommunikationskanäle abgelenkt sind. Dies verhindert, dass man produktiv arbeiten kann und die Resultate sind meist weniger gut, als sie es sein könnten. Letztendlich gelingt es uns oft nicht, das zu leisten, was von uns erwartet wird. Dies übrigens trotz aller neuen Möglichkeiten und Tools der Digitalisierung. 

Aber warum sind wir nicht produktiver?

Die Gründe für die suboptimale Produktivität der Menschen sind unterschiedlich, können aber sein:

  • Zu viel Ablenkung, z.B. E-Mail, Anrufe, Nachrichten, Open Space Büros etc.
  • Mangelnde Organisation, Planung und Priorisierung.
  • Schlechte Priorisierung und nicht NEIN sagen können zu unwichtigen Aufgaben.
  • Unkenntnis der besten technologischen Hilfsmittel und Prozesse oder ineffiziente Nutzung derselben.
  • Mangelnde Disziplin, z.B. die Versuche Multitasking zu betreiben.

Können wir uns verbessern?

Das ist die gute Nachricht: Aber sicher! Wir können die Zeiten, in denen wir leben, zwar nicht ändern, aber wir können mit Garantie besser mit den heutigen Herausforderungen umgehen. Hier sind drei simple Erkenntnisse, die ich während meiner Suche nach mehr Produktivität gewonnen habe:

  • Unabhängig davon, wie produktiv oder unproduktiv Menschen sind, jeder kann sich verbessern.
  • Wenn man will, ist es relativ einfach produktiver zu werden.
  • Hohe Produktivität ist immer besser als tiefe Produktivität. Es gibt keine negativen Auswirkungen einer verbesserten Arbeitsproduktivität.

Zusammengefasst möchte ich aus meiner Erfahrung alle nachdrücklich dazu ermutigen, sich mit ihrer/seiner persönlichen Arbeitsproduktivität auseinanderzusetzen und zu versuchen, diese ein Leben lang zu optimieren. Sie werden mit Sicherheit davon profitieren!

Also, was würden Sie tun, um 4 zusätzliche Tage pro Jahr zu haben?

Um auf den Titel dieses Artikels zurückzukommen: Nun, ich weiss wirklich nicht, was Sie tun würden…. Aber was Sie tun könnten, ist z.B. 10% weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen. Das wäre eine einfache Lösung.

Da ein durchschnittlicher Büroangestellter etwa 90 Minuten/Tag mit E-Mails verbringt, bringt Ihnen die Einsparung von 9 Minuten pro Tag diese vier zusätzlichen Tage/Jahr. Natürlich ist auch mehr möglich!

Wie? Nun, es ist eigentlich ganz einfach. Ergänzen Sie Ihre tägliche Email Routine durch die folgenden Schritte:

  • Automatisieren Sie konsequent und arbeiten Sie mit Email-Regeln.
  • Arbeiten Sie Ihre Emails in 2-4 fokussierten Blöcken pro Tag ab. Ausserhalb dieser Blöcke werden Emails weder angeschaut noch bearbeitet.
  • Emails werden nur einmal angeschaut und dann entsprechend bearbeitet. Nach einem E-Mail-Block sind Ihr Posteingang und -ausgang jeweils leer.
  • Arbeiten Sie mit «Quick Steps»
  • Melden Sie unerwünschte Newsletter konsequent ab.
  • Vereinfachen Sie Ihre Ablagestruktur und benutzen stattdessen die leistungsfähigen Suchoptionen von Mailprogrammen.

Diese Mailanleitung ist nur ein Beispiel von Ansätzen, wie man mit wenig Aufwand produktiver werden kann. Aber es gibt noch viele mehr, die Sie entweder effizienter oder – was mir noch wichtiger erscheint – effektiver machen. Und einige dieser Ansätze sind vielleicht genau das, was sie schon lange gesucht haben!

Sind Sie motiviert, Ihre persönliche Produktivität zu verbessern?

Das hoffe ich! Und ich würde mich sehr freuen, wenn ich Ihnen dabei helfen könnte. Ich kann Ihnen das Folgende anbieten:

  • Nach diesem einführenden, ersten Artikel werde ich weiterhin regelmässig über dieses Thema schreiben. Der Schwerpunkt liegt dabei auf praktischen Tipps und Best Practices. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie bitte weiterhin meine Blogs auf LinkedIn und/oder melden Sie sich bitte auf meiner Homepage für den Newsletter an.
  • Auf meiner Homepage stelle ich verschiedene Informationen zum Thema als Download zur Verfügung. Z.B. eine Liste der smartesten Produktivitäts-Apps, oder eine Literaturliste mit den m.E. besten Büchern zum Thema oder auch eine Liste mit einer Übersicht über die nützlichsten Windows-Tastaturbefehle. Dies ist natürlich erst der Anfang!
  • Schliesslich biete ich Workshops für Unternehmen und Einzelpersonen an. Diese massgeschneiderten und unterhaltsamen Schulungen haben vor allem das Ziel, alle Teilnehmenden sofort produktiver zu machen. Sollten Sie sich für so einen Workshop interessieren, kontaktieren Sie mich und/oder hier finden hier weitere Informationen zum Angebot.

Ich hoffe in jedem Fall, dass ich Sie auf die eine oder andere Weise auf Ihrem Weg zu einem produktiveren und entsprechend erfolgreicheren und glücklicheren Leben begleiten kann.

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