Smarter arbeiten mit den richtigen Strategien, Microsoft 365 und künstlicher Intelligenz
Wie können Mitarbeitende ihre Produktivität verbessern, ohne einfach länger oder härter zu arbeiten?
Mit dieser Frage beschäftigten sich die Teilnehmenden von drei ganztägigen Workshops, die Triple Eight Solutions individuell für Hamilton und Hamilton Medical vorbereiten und durchführen durfte.
Das Ziel war, die persönliche Arbeitsweise umfassend zu reflektieren und konkrete Möglichkeiten zu erkennen, wie sich Zeit, Energie, Fokus und moderne Technologien im Arbeitsalltag besser einsetzen lassen.
Die vier Pfeiler der Produktivität
Im Zentrum der Workshops stand ein ganzheitliches Produktivitätsmodell mit vier zentralen Pfeilern:
- Wollen
- Können
- die richtigen Dinge tun
- die Dinge richtig tun
Die Teilnehmenden analysierten ihre persönliche Ausgangslage und beschäftigten sich unter anderem mit Energie- und Selbstmanagement, klaren Zielen, bewusster Priorisierung sowie einer wirksamen Tages- und Wochenplanung.
Denn Produktivität bedeutet nicht, möglichst viele Aufgaben zu erledigen. Produktivität beschreibt vielmehr das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und dem dafür benötigten Aufwand.
Entlang dieser vier Dimensionen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, produktiver zu werden, sowohl im physischen als auch im digitalen Arbeitsumfeld. Es ist jedoch weder realistisch noch sinnvoll, alles gleichzeitig zu verändern.
Aus unserer Erfahrung mit über 50 durchgeführten Workshops wissen wir, dass die Teilnehmenden nicht alles auf einmal angehen wollen. Der Ansatz von Triple Eight Solutions besteht deshalb darin, die wirkungsvollsten Strategien, Werkzeuge und Praxistipps entlang der vier Pfeiler aufzuzeigen. Die Teilnehmenden entscheiden anschliessend selbst, wo sie sich weiterentwickeln möchten, basierend auf ihren persönlichen Erfahrungen, Herausforderungen, Chancen und ihrer Motivation.
Microsoft 365 als persönliches Arbeitssystem
Die Mitarbeitenden von Hamilton und Hamilton Medical arbeiten überwiegend in einem digitalen Umfeld. Ein wichtiger Teil der Workshops war deshalb die Frage, wie digitale Werkzeuge noch gezielter und produktiver genutzt werden können.
Neben künstlicher Intelligenz ging es insbesondere um die intelligentere Nutzung von Microsoft 365, teilweise auch in Kombination mit KI-Lösungen wie Copilot.
Gemeinsam betrachteten wir, wie Informationen, Aufgaben und Termine in einem klaren persönlichen Arbeitssystem gebündelt werden können. Dazu gehörten unter anderem:
- Aufgaben statt E-Mails in den Mittelpunkt der täglichen Arbeit stellen
- Microsoft To Do und Planner gezielter einsetzen
- relevante Informationsflüsse besser bündeln
- Benachrichtigungen in Outlook und Teams reduzieren
- E-Mails in fokussierten Zeitblöcken bearbeiten
- wiederkehrende Arbeitsschritte mit Funktionen wie Quick Steps vereinfachen
- Tages- und Wochenplanung in Microsoft 365 integrieren
Der Fokus lag nicht darauf, möglichst viele Funktionen kennenzulernen. Entscheidend war, aus den verfügbaren Werkzeugen ein einfaches und zuverlässiges System zu entwickeln, das den persönlichen Arbeitsalltag unterstützt.
Künstliche Intelligenz praktisch einsetzen
Am Nachmittag stand die produktive Nutzung künstlicher Intelligenz im Mittelpunkt.
Nach einer Einführung in die Grundlagen von KI und in wirkungsvolles Prompting arbeiteten die Teilnehmenden an konkreten Anwendungen und Praxisübungen. Thematisiert wurden beispielsweise:
- Texte erstellen, verbessern und übersetzen
- Informationen strukturieren und zusammenfassen
- Recherchen und Deep Research unterstützen
- Spracheingabe und Diktierfunktionen nutzen
- KI über das Smartphone in den Alltag integrieren
- erste Möglichkeiten von KI-Agenten verstehen
Auch der verantwortungsvolle und sichere Einsatz der Technologie war ein wichtiger Bestandteil. KI soll Mitarbeitende nicht mit zusätzlichen Werkzeugen überfordern. Vielmehr soll sie bei geeigneten Aufgaben gezielt entlasten, Zeit sparen und die Qualität der Arbeit verbessern.
Vom Workshop in den Arbeitsalltag
Theoretisches Wissen allein verändert noch keine Arbeitsweise. Deshalb waren Praxisübungen, persönliche Reflexionen und der konkrete Transfer in den Arbeitsalltag feste Bestandteile aller drei Workshops.
Die Teilnehmenden konnten individuelle Massnahmen definieren und auswählen, welche Methoden und Werkzeuge am besten zu ihrer persönlichen Situation passen. Denn nicht jede Empfehlung funktioniert für jede Person gleich gut.
Die von Oliver Bertschinger durchgeführten Workshops haben gezeigt, dass die Anforderungen im heutigen Arbeitsalltag komplex bleiben und in vielen Bereichen sogar weiter zunehmen. Es hat grosse Freude gemacht, gemeinsam mit den Teilnehmenden konkrete Ansätze auszuprobieren, mit denen sie ihre Zeit produktiver nutzen und sich besser auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
Wir haben uns sehr über die offene, engagierte und konstruktive Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von Hamilton und Hamilton Medical gefreut.
Die drei Workshops haben erneut gezeigt: Nachhaltige Produktivität entsteht durch das Zusammenspiel von Motivation, Fähigkeiten, klaren Prioritäten, guten Arbeitssystemen und einer intelligenten Nutzung moderner Technologien.
Produktivität in Ihrem Unternehmen gezielt verbessern
Triple Eight Solutions entwickelt individuell vorbereitete Produktivitätsworkshops für Unternehmen, Führungskräfte und Teams. Zusätzlich bieten wir persönliche Coachings rund um Produktivität, Microsoft 365 und künstliche Intelligenz an.
Wir verbinden bewährte Produktivitätsmethoden mit Microsoft 365, künstlicher Intelligenz und einem konsequenten Praxistransfer. Unsere Workshops sind senior-geführt, verständlich aufgebaut und auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Organisation abgestimmt.